Успешное функционирование современного предприятия невозможно без использования современных технологий автоматизированного управления. Оснащение предприятия компьютерами и объединение их в локальную сеть — это лишь первый этап автоматизации предприятия. Локальная автоматизация рабочих мест с использованием современного программного обеспечения, несомненно, повышает эффективность производства, однако такой индивидуальный подход не позволяет рассматривать производство как единый, четко функционирующий механизм. Очевидно, что лишь использование единой информационной среды позволяет создать отлаженный, скоординированный механизм, объединяющий в себе системы управления, снабжения, производства и сбыта.

Автоматизированная система управления берет на себя все рутинные операции, связанные с документооборотом и делопроизводством, составлением отчетов, ведением контактов и т.д. Естественно, внедрение такой системы повышает эффективность работы организации, снижает вероятность возникновения ошибок, сокращает общее время и улучшает качество решения поставленных задач независимо от структуры и области деятельности компании.

Любая комплексная система управления должна удовлетворять определенным требованиям, главными из которых являются клиент-серверная архитектура, открытость, оперативность, масштабируемость и гибкость.

Клиент-серверная архитектура позволяет организовать совместную работу над документами и создать единую информационную среду — основу состыковки различных производственных циклов.

Открытость системы управления подразумевает возможность стыковки разнообразных платформ, используемых операционных систем и программного обеспечения.

Оперативность, то есть совершение всех операций с документами (учетные операции) в реальном масштабе времени, — мечта любого аналитика. Как известно, расхождение во времени между моментом сбора данных и моментом выработки рекомендации влечет за собой неэффективность предлагаемого решения или его полную несостоятельность.

Масштабируемость системы управления означает возможность подключения дополнительных программных модулей для учета и управления предприятием, а также для автоматизации территориально распределенных организаций.

Гибкость системы управления позволяет учитывать конкретные особенности и специфику функционирования любых предприятий.

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но, несмотря на специфику каждой отдельной производственной компании, существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Для того чтобы определить эти требования, необходимо понять, что имеется общего в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.